A.     Depotforvalters rapportering

1.      Krav til dokumentasjon og arkivering
For hver dag det rapporteres, skal det foreligge et bilag / beholdningsopptak over den beholdningen som er rapportert til Norges Bank. Bilaget / beholdningsopptaket skal være signert av bemyndiget person, jf. Vilkårenes pkt. 7. Dokumentasjonen skal oppbevares oversiktlig og kronologisk (egne permer). Norges Bank skal ha en liste fra hvert depot over hvem som har tillatelse til å signere bilag / beholdningsopptak.

2.      Krav til innsending av filer/informasjon
For beskrivelse av teknisk grensesnitt - se vedlegg 3.

I henhold til Vilkår for utbetaling av rentekompensasjon, skal det rapporteres alle dager (inkludert lør-, søn- og helligdager) ved at det sendes inn filer som krypterte og signerte e-poster selv om det ikke har skjedd endringer siden foregående dag.

Depotforvalter skal først betrakte filen som sendt og bekreftet, etter at depotforvalter har mottatt en positiv kvittering fra Norges Bank. Negative kvitteringer eller manglende kvitteringer skal tolkes som om Norges Bank ikke har mottatt filen.

Filen skal være sendt fra det aktuelle private depotet senest kl. 23:59.

3.      Feilgrunner der filer blir avvist i grensesnittet
Ved rapportering via teknisk grensesnitt gjelder de feilkoder ved negative kvitteringer som listes i vedlegg 3.

4.      Rapportering etter fristen
I henhold til Vilkårenes pkt. 7, skal alle filer for aktuell dag være sendt innen kl. 23:59 den aktuelle dag. Ved feilsituasjoner (rapportering av feil beholdningsgrunnlag, se pkt. 5), kan depotforvalter rapportere etter fristen, men da etter reglene nedenfor. Norges Bank vil vurdere om rentekompensasjon skal gis, jf. kapittel B pkt. 2.

1. Fil kan sendes via grensesnittet snarest mulig etter at feilen er oppdaget og senest klokka 14:00 den påfølgende virkedag. Innen samme frist skal det private depotet i tillegg skrive en mail til KBKontroll@norges-bank.no med en begrunnelse for hvorfor det har oppstått en forsinkelse av filen, og hva som er gjort for å sikre at dette ikke oppstår på nytt.
2. I tilfeller der det grunnet tekniske problemer hos depotforvalter heller ikke er mulig å sende inn fil før klokken 14:00 den påfølgende virkedag, kan beholdningsopptak signert av bemyndiget person sendes innen kl. 14.30 til faks nr 22 42 17 55. Innen samme frist skal det private depotet i tillegg skrive en mail til KBKontroll@norges-bank.no med en begrunnelse for hvorfor det har oppstått et teknisk problem, og hva som vil bli gjort for å sikre at dette ikke oppstår på nytt.
3. I tilfeller der mottakssystemet i Norges Bank er ute av drift eller der det private depotet av andre grunner ikke mottar kvittering for innsendt beholdning etter 1 time, sendes filen på nytt. Hvis det fortsatt er problemer, kontakt Norges Bank på KBKontroll@norges-bank.no eller på telefon: 22 31 66 52,  22 31 65 88, 22 31 67 16.

5.      Innsendingsmuligheter hvis feil beholdningsgrunnlag er rapportert av depotforvalter
Dersom depotforvalter har rapportert feil beholdningsgrunnlag, kan ny rapport sendes etter fristen kl. 23.59, men da etter reglene nedenfor.  Norges Bank vil vurdere om rentekompensasjon skal gis, jf. kapittel B pkt. 2.

1. Ny fil med samme valutadato kan sendes via grensesnittet snarest mulig etter at feilen er oppdaget, og senest klokka 14:00 den påfølgende virkedag. Innen samme frist skal det private depotet i tillegg skrive en mail til KBKontroll@norges-bank.no med en begrunnelse for hvorfor feil beholdningsgrunnlag er rapportert, og hva som vil bli gjort for å sikre at dette ikke skjer igjen.

   Når Norges Bank mottar en fil fra et privat depot med samme valutadato som tidligere mottatt fil, vil den gamle filen bli slettet og den nye være den gyldige. Det er ikke behov for å ”motføre” tidligere fil. Forsøk på å sende fil via grensesnittet etter klokken 14:00 påfølgende virkedag, vil bli avvist av systemet.

2. Dersom ny fil ikke kan sendes via grensesnittet innen kl 14.00, kan beholdningsopptak signert av bemyndiget person sendes innen kl. 14.30 den samme dagen på mail til KBKontroll@norges-bank.no.  I samme mail skal det private depotet i tillegg skrive en en begrunnelse for hvorfor feil beholdningsgrunnlag er rapportert, og hva som vil bli gjort for å sikre at dette ikke skjer igjen.

B.    Norges Banks behandling av rapportert informasjon

1.      Utbetaling av rentekompensasjon
Norges Bank vil daglig motta og beregne aktuell rentekompensasjon så sant depotforvalter har rapportert i hht. Vilkårene m/ vedlegg. Utbetaling av rentekompensasjon vil skje to ganger pr. måned til den konto depotforvalter har oppgitt. Postering vil skje den 4. og 19. i hver måned. Faller datoen på lør-, søn- eller helligdag, skjer posteringen den påfølgende virkedag. Melding (pr e-post eller brev) som viser hvordan beløpet er beregnet sendes normalt ut den 2. og 17. i hver måned.  

2.      Avvikende rapportering
Dersom rapportering for den enkelte dag skjer etter fristen eller rapporteringen ikke er i hht. de fastsatte spesifikasjoner (feil beholdningsgrunnlag mv), vil det ikke bli foretatt beregning og utbetaling av rentekompensasjon, jf. Vilkårenes pkt. 10.

I særskilte tilfeller vil rentekompensasjon likevel kunne utbetales selv om kravene til rapportering ikke er oppfylt.

3.      Andel ubehandlede sedler utover 20 %
Dersom andelen (antallet) av ubehandlede sedler overskrider 20 % av beholdningen av resirkulerbare sedler (RE sedler), jf. vedlegg 1 til Vilkårene, vil beregningsgrunnlaget for rentekompensasjonen bli redusert med det antallet sedler som overskrider 20 % av ubehandlede sedler. ”Trekk” foretas først i antall 1000 kronesedler, dernest i antall 500 kronesedler osv.

Bestemmelsene i dette vedlegget kan endres av Norges Bank med en måneds skriftlig varsel.